Votre entreprise a l’intention d’investir dans un photocopieur ? Vous êtes à la recherche du modèle idéal ? Découvrez les 6 caractéristiques indispensables pour un photocopieur professionnel parfaitement adapté aux besoins de votre société.
1) Fonctionnalités complémentaires : impression, scan, fax
Une photocopieuse standard a uniquement pour rôle de réaliser des photocopies. Autrement dit, de reproduire un document en un certain nombre d’exemplaires. Néanmoins, dans un contexte professionnel, vous allez probablement avoir besoin d’autres fonctionnalités essentielles. En effet, depuis votre ordinateur, vous serez sûrement amené par exemple à imprimer des documents . Mais vous allez aussi numériser des courriers importants pour effectuer un meilleur archivage, ou encore envoyer une copie d’un document papier à l’un de vos clients ou collaborateurs. Investir dans plusieurs équipements pour pouvoir réaliser toutes ces tâches administratives ne serait pas très stratégique.
Il serait en effet plus pratique qu’un seul équipement possède toutes ces fonctions. C’est pourquoi nous vous conseillons plutôt d’opter pour un photocopieur professionnel polyvalent et multifonction. Faisant également office d’imprimante, de scanner, et de fax, c’est le partenaire idéal. Il en existe beaucoup sur le marché, car ce genre de photocopieurs multifonctions est de plus en plus développé. Ce sont des machines intelligentes.
2) Excellente qualité d’impression
Au sein d’une entreprise, vous êtes régulièrement amené à imprimer ou photocopier des factures, des contrats, des guides, ou d’autres documents officiels de grande importance. Ces documents sont généralement à destination des collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, financeurs, ou autres personnes de votre réseau professionnel.
C’est pour ces raisons que la bonne qualité de vos documents est primordiale. En effet, pointilleux ou non, votre destinataire va beaucoup moins apprécier de recevoir un document flou ou mal imprimé. Dans un contexte professionnel, les lettres, graphiques et images se doivent donc d’être imprimés avec finesse.
L’un des critères principaux garantissant la qualité de l’impression de vos documents est la résolution d’impression. Exprimée en ppp (points par pouce), elle traduit la netteté de l’impression. On retrouve généralement des photocopieuses ou imprimantes avec une résolution maximale entre 300 et 4800 ppp pour une qualité très correcte. Ces nombres peuvent monter à 9600 ppp pour des équipements plus sophistiqués et spécifiquement dédiés aux entreprises.
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3) Possibilité de se connecter au réseau de l’entreprise
Selon le type et la taille de votre structure (TPE, PME, grande entreprise…), un certain nombre de personnes auront besoin d’utiliser le photocopieur. Grâce à une connexion en réseau, l’accès au photocopieur de l’entreprise peut s’effectuer à distance. Ainsi, la totalité des collaborateurs peuvent accéder au photocopieur depuis leur propre bureau. Mais aussi depuis n’importe quelle autre zone de l’entreprise sans avoir à se déplacer jusqu’à lui.
Pour l’impression de documents, l’utilisateur aura juste à récupérer son paquet de feuilles dans la machine une fois la tâche terminée. Cette option peut s’avérer très pratique dans plusieurs situations. Par exemple dans les grands bâtiments où le photocopieur se situe éloigné des autres postes de travail. Ou encore dans les structures divisées en plusieurs départements. Le nombre de déplacements se réduit, et c’est un gain de temps pour l’entreprise.
4) Photocopieur professionnel adapté à un usage intensif
Les particuliers n’ont pas spécialement besoin d’imprimer une quantité importante de documents. Mais ce n’est pas le cas pour les professionnels et pour tout usage de type bureautique.
Au contraire, en entreprise, vous pouvez être amené à réaliser de nombreuses impressions, à photocopier en grand nombre, et également à scanner de nombreux documents chaque jour. Pour cela, il vous faut investir dans un photocopieur adapté à un usage professionnel intensif. Celui-ci est nécessairement plus volumineux et encombrant que les photocopieurs des particuliers.
Plus précisément, le photocopieur professionnel doit pouvoir stocker une grande quantité de feuilles dans son bac, avoir une bonne réserve d’encre, et avoir la capacité d’imprimer ou de photocopier en grand nombre. Lorsque vous choisissez votre photocopieur professionnel, faites donc attention au volume mensuel recommandé pour qu’il soit parfaitement adapté à votre usage. Celui-ci peut s’élever par exemple à 500 pages par mois, 5 000, ou encore 20 000 pages.
5) Vitesse de traitement des documents
Impression, reproduction, ou encore numérisation, les entreprises ont tendance à traiter un grand nombre de documents au quotidien et à utiliser le photocopieur de manière intensive. Nécessitant que les tâches soient terminées le plus rapidement possible, il est probable que le personnel administratif soit souvent sujet à des délais plus ou moins stricts.
C’est pourquoi, l’une des qualités indispensables pour un photocopieur professionnel est son grand débit ou sa grande vitesse d’exécution. Ce temps de traitement d’un document comprend le temps de préchauffage et le temps d’exécution de la tâche. Il se mesure en ppm, c’est-à-dire en nombre de pages par minute. Dans le cas de photocopies, le critère à prendre en compte est donc la vitesse de reproduction maximale. Sur le marché, on trouve des photocopieurs allant jusqu’à 40 pages par minute. Comparé aux machines basées sur la technologie jet d’encre, les machines fonctionnent plus rapidement au laser.
6) Photocopieur adapté à tout type de supports et formats
En France, que ce soit à la maison ou en entreprise, la plupart des documents sont imprimés au format A4, et sur du papier blanc standard. Cependant, votre entreprise peut avoir besoin d’imprimer d’autres types de documents, nécessitant des supports et formats plus spécifiques. Pour le besoin d’une impression d’un menu de restaurant ou d’une notice de sécurité, l’utilisation du papier plastifié est à privilégier. Pour imprimer un prospectus, il vous faudra un support différent.
De même, votre entreprise aura peut-être besoin d’imprimer sur des matières spéciales (des transparents, du papier épais, du papier fin). Elle pourra aussi avoir besoin d’imprimer des formats plus petits comme des enveloppes, des cartes de visite, ou des étiquettes. Dans le cas de l’impression de photographies, ce sera également un papier spécial. Lorsque vous sélectionnez votre modèle de photocopieur standard (comme peut le proposer une marque comme Canon), vérifiez bien qu’il soit compatible avec les types de supports et de formats que vous serez susceptible d’utiliser.
Pour résumer, choisissez le photocopieur professionnel de votre entreprise en surveillant les critères suivants : fonctionnalités, qualité d’impression, connexion au réseau, usage intensif, rapidité, et compatibilité par rapport aux supports et formats. Il faut également déterminer si vous souhaitez une imprimante couleur ou noir/blanc. Et définir la gamme que vous visez afin d’en déduire une tranche de prix. Sachez qu’il existe des entreprises qui ont pour service la location de photocopieurs et qui peuvent apporter des solutions à vos problématiques d’impressions.
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