Conditions générales de maintenance bureautique

1- OBJET DU CONTRAT

1.1 – Aux termes des présentes PREENTY assure, les jours ouvrés pendant ses heures de travail, par l’intermédiaire de ses techniciens ou ses sous-traitants dûment mandatés, l’entretien, le dépannage et le maintien en bon état de fonctionnement des matériels désignés au recto des présentes ainsi que la fourniture des consommables et des cartouches d’encre, pour tout contrat facturé sur la base d’un volume copies, sauf stipulations contraires au recto, étant précisé que le présent contrat ne couvre pas la fourniture du papier, des supports spéciaux servant au tirage et des agrafes.

1.2 – Le présent contrat, ne peut en aucun cas être transféré ou cédé par le Client à un tiers, sauf accord préalable et écrit par PREENTY. Pour l’exécution du présent contrat de maintenance, PREENTY a la faculté, à tout moment, de se substituer une autre entreprise sans qu’il soit nécessaire qu’elle ait préalablement informé son Client et/ou obtenu son agrément, dès lors que cette substitution d’entité juridique n’entraine aucune incidence sur les conditions d’exécution des présentes.

1.3 Le Client reconnaît avoir été suffisamment informé de l’ensemble des caractéristiques du matériel et/ou des prestations, objet du présent contrat. Celles-ci ont été définies d’un commun accord avec le Client, d’après les indications fournies par ce dernier quant aux matériels utilisés, d’une part et quant à ses besoins spécifiques, d’autre part. Le Client reconnaît que le matériel objet du contrat répond parfaitement aux besoins de son activité professionnelle et qu’il est en rapport direct avec celle-ci.

2- VALIDITÉ DE LE PROPOSITION

La présente proposition est valable, ferme, définitive et irrévocable dès que le client a apposé sa signature et son cachet ou à défaut si elle est retournée par le Client, revêtue de son cachet et de sa signature, dans les 15 jours suivants la date de proposition figurant au recto des présentes.

3- OBLIGATION DE PREENTY

3.1 – PREENTY s’engage aux termes des présentes à :

3.1.1 – Fournir les consommables et pièces détachées défectueuses nécessaires à l’utilisation du matériel objet du contrat.

3.1.2 – Envoyer un technicien PREENTY dans les délais les plus brefs et au plus tard dans les 72 heures, sur appel motivé du Client signalant une anomalie de fonctionnement ou une panne du matériel.

3.1.3 – Fournir et remplacer le tambour, la nécessité de son remplacement restant à l’appréciation de PREENTY.

3.2 – Toutefois, sont exclues du contrat, les interventions et/ou réparations dues :

3.2.1- Aux dégâts causés par la foudre, les surtensions électriques, les catastrophes naturelles, les cas de force majeure ou tout accident dont la cause est extérieure aux matériels, lesquels dégâts n’ouvrent pas droit à dédommagement.

3.2.2 – A l’utilisation des pièces détachées, d’un tambour ou de consommables non fournis par PREENTY au titre de l’article 1.1.

3.2.3 – Au nettoyage des matériels objet du contrat avec des produits chimiques ayant entrainé des déformations de carrosserie ; Aux chutes ou chocs des matériels ayant entraîné des bris de pièces.

3.2.4 – A l’emploi de papier ou à l’utilisation du matériel non conforme aux normes du constructeur.

3.2.5 – A des négligences, défaut d’utilisation ou de surveillance et/ou à tout usage non conforme aux spécifications du manuel d’utilisation.

3.2.6 – A toute intervention sur le matériel d’une personne non autorisée par PREENTY.

3.2.7 – A l’emploi de courant électrique non approprié ou à toute cause produisant les mêmes effets, notamment les fluctuations du courant hors normes EDF ; à la connexion de matériels non compatibles, sans autorisation de PREENTY ; à un défaut ou une qualité de lignes téléphoniques insuffisante.

3.2.8 – A la modification, non acceptée ou non validée par PREENTY, de la configuration du client dans lequel s’intègre la solution d’impression ou des caractéristiques du ou des postes référencés supplémentaires, notamment par rapport aux indications fournies par le client.

3.2.9 – A l ‘emploi de serveurs, de périphériques, d’unités centrales ou d’accessoires non appropriés ou ne correspondant pas aux indications fournies par le client.

3.2.10 Au logiciel utilisateur du client et notamment les détériorations liées à un défaut d’utilisation, à son incompatibilité, ou à son mauvais fonctionnement.

3.2.11 – A l’absence d’entretien par PREENTY du fait de la suspension du contrat pour retard du paiement de la redevance à l’échéance contractuelle.

3.3 – Toutes interventions et/ou réparations (main d’œuvre, déplacement du technicien, consommables, pièces détachées…) nécessitées par l’une des détériorations citées ci-dessus fera l’objet d’une facturation distincte de la redevance, au tarif en vigueur lors de l’intervention.

4 – LIMITATION DE RESPONSABILITE

4.1 – PREENTY sera dégagé de toute responsabilité en cas d’inobservation par le client d’une des clauses du présent contrat ou en cas de survenance de l’un des faits prévus à l’article 3.2 ci-dessus.

4.2 – Dans ces cas de figure, ou si le ou les dysfonctionnements intervenus font obstacle à la fourniture par PREENTY des prestations prévues aux présentes, celui-ci pourra, si bon lui semble, mettre fin au contrat, sans préavis, ni indemnité à la charge de l’une ou l’autre des parties.

4.3 – La responsabilité de PREENTY se limite à la fourniture des prestations visées aux articles 1.1 et 11. PREENTY ne pourra en aucun cas être considéré comme responsable des dommages directs ou indirects subis par le client du fait des interventions au titre de ce contrat. Dans le cas de force majeure, si celui-ci persiste au-delà de trois mois, les parties se consulteront pour définir si le présent contrat doit être poursuivi.

4.4 – L’équipement défini au recto des présentes a été choisi, négocié et arrêté par le Client. Le Client a arrêté l’ensemble des spécifications et techniques de l’équipement et/ou de tout logiciel associé ou intégré et le Client déclare posséder les compétences nécessaires, soit directement, soit indirectement pour choisir et utiliser l’équipement. De ce fait, le Client renonce à se prévaloir auprès de PREENTY de tout défaut de conseil lié au choix et à l’utilisation de l’équipement.

4.5 – En cas de mise en jeu de la responsabilité de PREENTY, l’indemnité qui pourrait être mis à la charge de celui-ci ne pourra excéder le montant effectivement acquitté par le Client au titre du matériel et/ou de la prestation à l’origine du dommage, suivant que le dommage a pour origine le matériel ou la prestation.

4.6 – PREENTY ne saurait en aucun cas être tenu responsable de toutes interruptions ou perturbations des réseaux électriques, téléphoniques ou autres qui pourraient affecter notamment le fonctionnement du matériel, ni des conséquences du fonctionnement ou non-fonctionnement éventuel des logiciels utilisés avec les matériels objet du contrat.

4.7 – la responsabilité de PREENTY ne pourra être enfin recherchée en cas de force majeure, ou pour d’autres motifs indépendants de sa volonté.

5 – OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à :

5.1 – Fournir à PREENTY les informations exactes, complètes et suffisantes pour permettre l’exécution des prestations objet du contrat ; à cet égard, le Client reconnait qu’il sera entièrement responsable de toutes les suites qui pourraient résulter d’une information inexacte, incomplète ou insuffisante.

5.2 – Respecter les conditions normales d’utilisation du matériel et à appliquer strictement toutes les instructions données par PREENTY ou le manuel d’utilisation.

5.3 – Fournir le courant électrique, les lignes téléphoniques et informatiques adaptées aux matériels utilisés.

5.4 – Interdire toute intervention sur le matériel objet du présent contrat par du personnel non agréé par PREENTY.

5.5 – Donner libre accès aux matériels couverts par le contrat, au personnel envoyé par PREENTY assurant les interventions ou le relevé du compteur des copies.

5.6 – Désigner un responsable du matériel chargé d’en connaître le fonctionnement : PREENTY fournira audit responsable, les conseils qui lui apparaitront nécessaires pour l’utilisation courante des matériels objet du contrat.

5.7 – Faire parvenir à PREENTY le RELEVE DU OU DES COMPTEURS, au terme de chaque période de facturation telle qu’indiquée au recto des présentes ; ce document servira de base à la facturation. Le Client s’engage à retourner la fiche de relevé compteurs à PREENTY dans les trois (3) jours suivant sa réception, ou à communiquer la position des compteurs par tout autre moyen (fax, téléphone, mail)

Dans le cas où le Client ne communiquerait pas la position de ses compteurs, PREENTY se réserve le droit d’établir sa facture périodique et de facturer le nombre de pages calculé sur la base du dernier relevé compteur communiqué soit par le Client, soit par le technicien à l’occasion d’une intervention, soit par estimation sur la base des précédentes consommations, soit à défaut d’information, sur la base de la moyenne du volume copies calculé par le constructeur selon la gamme du produit concerné.

Tout manquement obligeant PREENTY à envoyer son personnel pour effectuer le relevé des compteurs sur site, fera l’objet d’une facturation de déplacement au tarif en vigueur.

5.8 – Payer les redevances régulièrement et aux dates d’échéances contractuelles.

5.9 – Ne pas utiliser de pièces ou de fournitures non homologuées ou non fournies par PREENTY.

5.10 – Respecter l’ensemble des conditions générales de maintenance de PREENTY.

6 – ZONE DE PRESTATION ET DEPLACEMENT DU MATERIEL

Le Client s’engage à ne pas transférer le matériel objet du contrat en dehors des locaux spécifiés dans le présent contrat, sans accord préalable et écrit de PREENTY demandé par lettre recommandée et à se conformer aux instructions éventuelles de PREENTY relatives à ce transfert. Tout changement d’implantation est à la charge et sous la responsabilité du Client. Tout déplacement effectué pour quelque motif que ce soit, hors conditions prévues ci-dessus, entrainera la résiliation immédiate et de plein droit du présent contrat du fait et aux torts exclusifs du client ainsi que l’exigibilité immédiate de l’indemnité prévue au paragraphe 13.3 infra.

7 – REDEVANCE DE MAINTENANCE ET TARIFICATION

7.1 – Le coût de la maintenance est facturé d’avance d’après le tarif défini au recto du présent contrat et selon la périodicité choisie par le Client telle que précisée au recto des présentes.

7.2 – FORFAIT MENSUEL : Si le Client choisit cette option, un montant forfaitaire mensuel incluant un volume de copies mensuelles sera facturé d’avance et au début de chaque période comme indiqué au recto. Le premier et le dernier forfait sera facturé au prorata du nombre de jours dans les mois considérés.

Les copies supplémentaires non incluses dans le forfait et constatées à partir d’un relevé ou d’une estimation de la position des compteurs du matériel, sont facturées en même temps que la facturation du montant forfaitaire mensuel suivant. Si le Client ne communique pas son relevé de compteur dans les conditions de l’article 5.7 des présentes, il autorise PREENTY à procéder à une facturation estimée qui viendra se déduire du prochain relevé effectué par le Client ou par un technicien de PREENTY. Le Client s’engage à régler cette facturation estimée. Le fait de ne pas avoir atteint le minimum de copies prévu au cours de la période ne peut en aucun cas donner lieu à un remboursement ou à la prolongation de la période.

7.3 – Si le Client a opté pour un prix à la copie, selon un volume prédéterminé et que le client dépasse ce nombre de copies, le relevé de compteur faisant foi entre les parties, PREENTY émettra une facture de régularisation.

Dans le cas où le Client a conclu un contrat de service portant sur plusieurs matériels, PREENTY procédera à la répartition sur l’ensemble desdits matériels du nombre de copies effectuées en dépassement par rapport au minimum prédéterminé de copies prévues pour chaque matériel.

7.4 – Le Client déclare accepter que chaque facture due au titre de ce contrat comportera des frais de tenue de compte dont le montant est forfaitairement fixé par PREENTY. Ce montant révisable sans préavis au 1er Janvier de chaque année, couvre les frais administratifs engagés pour assurer le relevé des compteurs, l’émission et la gestion des parcs matériels des clients. Ces frais apparaissent de façon distincte sur la facture de maintenance sous l’appellation « FTC ».

7.5 – Le Client déclare accepter que chaque facture trimestrielle due au titre de ce contrat comportera des frais d’envoi de consommables dont le montant est forfaitairement fixé par PREENTY. Ce montant révisable sans préavis au 1er Janvier de chaque année, couvre les frais d’envoi postaux et le conditionnement engagé par PREENTY. Cette prestation est incluse dans l’offre de maintenance CONFORT proposée par PREENTY.

8 – REVISION DES PRIX

Les prix indiqués au recto des présentes s’entendent nets et hors taxes et seront modifiés à la date anniversaire du contrat, en fonction de l’augmentation du prix de revient des fournitures et prestations, compris entre un minimum de 5% et un maximum de 12%.

9 – REDEVANCE CONNECTIQUE / SERVICE PASS

L’objet de le redevance connectique est de définir les conditions dans lesquelles PREENTY assure au Client le maintien en bon état de fonctionnement du contrôleur d’impression, de la carte fax, et/ou des solutions d’entreprises (logiciels).

Cette redevance est ………..

10 – CONDITIONS DE PAIEMENT

10.1 – Les factures sont adressées selon l’option choisie au recto et payables comptant à leur réception.

10.2 – les factures peuvent être payées par mandat de prélèvement SEPA, le montant de celles-ci sera alors prélevé sur le compte du Client à la date indiquée. Si ce dernier opte pour ce mode de paiement, il devra remplir et signer le mandat de prélèvement joint au contrat accompagné d’un relevé d’identité bancaire. Dans ce cas, la date de paiement est la date à laquelle sera effectué le prélèvement sur le compte bancaire du client.

10.3 – Dans l’hypothèse où le matériel objet du contrat est utilisé par plusieurs clients, ceux-ci font leur affaire personnelle de l’usage du matériel et resteront personnellement et solidairement tenus de toutes les obligations résultant du contrat et notamment du paiement des redevances convenues.

10.4 – En cas de retard dans les paiements, le Client sera redevable de plein droit du paiement d’intérêts de retard qui seront calculés sur le montant de l’impayé du jour de son échéance au jour du règlement, au taux de 1,5% par mois.

10.5 – En cas de non-paiement à l’échéance, l’ensemble des créances sur le Client au titre d’un ou plusieurs contrats, deviendra immédiatement exigible, quinze (15) jours après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception au Client par PREENTY et demeurée sans effet.

10.6 – La facturation du Client débutera à chaque début de trimestre civil, suivant la date d’installation du matériel. La période couvrant la date d’installation jusqu’au prochain début de trimestre civil fera l’objet par PREENTY d’une facturation supplémentaire au prorata.

11 – DATE D’EFFET – DURÉE DU CONTRAT

11.1 – Le présent contrat prendra effet à la date indiquée au recto et par défaut à compter du jour de la mise en service du matériel par PREENTY. Cette date sera attestée par le bon d’intervention.

11.2 – Le présent contrat est conclu pour une durée ferme, définitive et irrévocable de cinq (5) ans à compter de sa date d’effet et ce, quel que soit la nature du financement du matériel désigné en tête des présentes et sa durée (location financière, crédit-bail, vente directe, location directe…) ou pour une durée égale à celle du contrat de location financière sans option d’achat. Dans le cas d’une reprise de maintenance, seule la date du présent contrat prévaut.

11.3 – A la date de la fin de contrat, celui-ci sera renouvelé par tacite reconduction et par période d’un an. Chacune des deux parties pourra dénoncer le présent contrat, après notification préalable par lettre recommandée avec accusé de réception expédiée au moins trois (3) mois avant la fin de l’échéance de fin de contrat ou de la date d’anniversaire de sa reconduction.

11.4 – En cas de résiliation du présent contrat ou à son expiration, le Client s’engage à donner libre accès au technicien de PREENTY de façon à lui permettre de procéder au dernier relevé des compteurs et à la récupération du tambour et du stock d’encre qui restent la propriété de PREENTY. Si le Client n’était pas en mesure de restituer les stocks d’encre non consommés et/ou le tambour, il serait redevable du montant correspondant à leur valeur, au tarif en vigueur à cette date. Le Client devra dès lors régler cette facture dans les 8 jours de sa réception.

12 – RESTITUTION DES MATERIELS

Dans tous les cas de restitution des matériels, les frais de reprise des appareils (démontage, conditionnement, enlèvement et transport) seront systématiquement à la charge du Client qui s’y oblige. Le Client sera également redevable envers PREENTY des frais de remise en état éventuels résultant des dégradations dues à un usage non conforme.

13 – SUSPENSION ET RESILIATION DU CONTRAT

13.1 – PREENTY est en droit de suspendre la fourniture de ses prestations contractuelles, sans préavis et sans indemnité, en cas d’inexécution par le Client de l’une de ses obligations.

13.2 – PREENTY pourra résilier le présent contrat de plein droit et aux torts exclusifs du Client et sera alors autorisé recouvrer immédiatement le montant total de ses créances (comprenant tant le règlement des factures en cours que les indemnités de résiliations détaillées à l’article 13.3, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts) dans chacun des cas ci-dessous :

13.2.1 – Lorsque le Client fait l’objet d’une cessation d’activité soit volontaire, soit à la suite d’une procédure collective de liquidation ou de redressement judiciaire.

13.2.2 – En cas de défaut ou de retard de paiement et plus généralement, en cas d’inexécution par le Client de l’une de ses obligations et ce, après mise en demeure délivrée par lettre recommandée avec accusé de réception demeurée sans effet pendant plus de huit jours.

13.2.3 – En cas de décès du Client, de cession de son fonds de commerce ou lorsque le Client se trouve en état de cessation de paiement, et plus généralement, au cas où il deviendrait insolvable ; en cas de redressement judiciaire, le client se retrouvera en cessation de paiement, si le mandataire judiciaire ou l’administrateur renonce à la poursuite du présent contrat, dans les conditions prévues par la loi.

13.2.4 – Si le présent contrat porte sur plusieurs matériels, la résiliation de l’un pourra entraîner de plein droit, si bon semble à PREENTY, celle des autres, avec application des indemnités prévues à chacun d’entre eux.

13.3 – Dans tous les cas où le contrat serait résilié avant son terme par PREENTY du fait du Client, ou si le Client résiliait le présent contrat de manière anticipée pour quelque motif que ce soit, même force majeure, ou en cas de cession, de transfert, de déplacement ou de dessaisissement du matériel pour quelque motif que ce soit sans l’aval de PREENTY, le Client s’engage dès à présent de manière irrévocable à être redevable envers PREENTY d’une indemnité de résiliation calculée comme suit, selon l’option choisie au recto des présentes.

13.3.1 – Si le Client a opté pour une facturation forfaitaire, l’indemnité sera égale à :

– d’une part, la totalité des montants forfaitaires mensuels le séparant du terme du contrat, avec un minimum de six (6) fois le montant forfaitaire mensuel.

– outre, le cas échéant, au coût moyen mensuel du volume de copies supplémentaires réalisées au cours de la dernière année, multiplié par le nombre d’échéances le séparant du terme du contrat.

13.3.2 – Si le Client a opté pour une facturation basée sur le nombre de copies réalisées, l’indemnité de résiliation sera égale à :

– au coût moyen mensuel du volume de copies réalisées depuis la date d’installation jusqu’à la date de notification de résiliation, et ce, multiplié par le nombre d’échéances le séparant du terme du contrat.

13.3.3 – A défaut de réalisation de copies par le Client depuis la date d’installation du matériel, ou pendant une durée supérieure à six (6) mois, PREENTY procédera à une facturation forfaitaire de 200€ H.T par matériel, par trimestre écoulé depuis cette constatation et pour chaque trimestre restant jusqu’à la date d’échéance du présent contrat.

13.4 – PREENTY pourra de plein droit résilier le présent contrat du fait du non-respect des engagements contractuels du client et facturer les indemnités de résiliations telles que définies ci-dessus à l’article 13.3.

13 .5 – En cas de procédure de recouvrement engagée devant les tribunaux PREENTY pourra de plein droit demander, outre le paiement de l’indemnité contractuelle de résiliation anticipée visée ci-dessus, la condamnation du Client qui s’y oblige, au paiement d’une clause pénale minimum de cinq mille euros (5.000€), de tous frais et taxes qui résulteraient de la procédure de recouvrement ainsi que les honoraires même non répétables d’officiers ministériels, avocats ou experts exposés par PREENTY.

14 – NULLITE

Si l’une quelconque des dispositions du présent est tenue pour non valide ou déclarée telle par un jugement définitif ou par un texte émanant d’un organe législatif ou gouvernemental compétent, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

15- LITIGE – ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Le contrat est régi par le droit français. Sous réserve des dispositions de l’article 48 du Nouveau Code de Procédure Civil, tout litige relatif au présent contrat, même en cas de recours en garantie ou de pluralité de défendeurs, sera à défaut d’accord amiable, de la compétence exclusive du Tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve le domicile du siège de PREENTY et ce, quel que soit le lieu de livraison du matériel objet du contrat.

EN AUTANT D’EXEMPLAIRES QUE DE PARTIES