En tant que professionnel, vous disposez de plusieurs modes d’acquisition pour votre imprimante (ou photocopieur ou copieur) professionnelle. Il s’agit de l’achat, le crédit-bail (ou leasing) et la location. Chacune de ces options présente évidemment des avantages et des inconvénients. Toutefois, le dernier mode revêt plusieurs atouts, notamment en ce qui concerne la flexibilité. Comment fonctionne la location imprimante professionnelle ?
En quoi consiste la location d’imprimante professionnelle ?
La location d’imprimante professionnelle représente le mode d’acquisition le plus courant. Les imprimantes et photocopieurs professionnels séduisent de plus en plus d’entreprises pour la gestion de leurs documents, pages et autres papiers. D’un point de vue professionnel, cela permet aux entreprises de disposer d’un matériel performant en mensualisant les frais.
En effet, la location d’imprimante professionnelle consiste à acquérir un périphérique pour une durée limitée. En fonction des besoins et du profil de l’entreprise, ce bail locatif peut durer de 36 à 60 mois (3 à 5 ans). L’entreprise n’est alors pas propriétaire du photocopieur installé dans ses locaux. Elle s’octroie le droit d’utiliser le matériel acquis pour la durée du contrat établi, sans aucune restriction.
Cette solution séduit de nombreuses entreprises du fait des sommes qu’elles n’ont pas à engager dès le départ. En effet, un achat implique le décaissement d’une somme importante liée à l’acquisition définitive de l’imprimante. Pour de nombreuses TPE ou micro-entreprises ne pouvant se permettre d’engager une somme importante, cela passe souvent par la sollicitation d’un crédit. Souscrire un crédit demande toutefois la mise en œuvre de garanties. Avec une location d’imprimante professionnelle, vous conservez ces garanties pour d’éventuels crédits d’exploitation à venir.
Comment fonctionne la location imprimante professionnelle ?
Concrètement, la location d’imprimante professionnelle consiste en une acquisition pour une durée certaine. À la fin de la période d’engagement, l’entreprise restitue l’imprimante et peut alors opter pour un nouveau contrat de location. En optant pour la location, les entreprises s’offrent la possibilité de disposer d’un matériel récent à moindres frais.
Il convient de rappeler que les évolutions technologiques en matière d’imprimantes professionnelles se font à grande vitesse. Opter pour l’achat impose de se doter d’une imprimante qu’il conviendra d’amortir sur une certaine durée. Toutefois, il est fort probable que la fin de cette durée d’amortissement survienne lorsque votre machine est devenue obsolète.
Ainsi, contrairement au crédit-bail par exemple, l’entreprise ne peut pas racheter le matériel à sa valeur résiduelle à la fin du contrat. Vous pouvez par ailleurs bénéficier d’un ensemble de services personnalisés. C’est notamment le cas de la maintenance et de la fourniture en consommables pour le fonctionnement de l’imprimante. Il est par ailleurs fréquent que les coûts mensuels de ce contrat de location incluent le support technique lors des interventions, ou encore la fourniture des différentes pièces de rechange.
Dans quels cas solliciter la location d’imprimante professionnelle ?
Il existe donc de nombreuses raisons qui peuvent amener une entreprise à solliciter la location d’une imprimante professionnelle. La première d’entre elles est bien souvent comptable. En effet, opter pour la location plutôt que pour un achat permet de bénéficier d’un produit tout en étalant les coûts d’acquisition sur une certaine durée. Cette option est préférable à un crédit dans la mesure où les sommes décaissées seront considérées comme des frais de fonctionnement et non une dette. Ce qui est toujours bénéfique au cas où vous comptez souscrire un prêt ultérieurement.
Par ailleurs, il sera nécessaire au bout de quelques années de procéder au changement de votre matériel. Ce qui implique de trouver un acheteur et de le vendre au moins à sa valeur résiduelle définie. La location permet de façon très simple de changer d’imprimante après un certain temps. Louer son imprimante professionnelle est ainsi avantageux lorsque l’entreprise dispose de moyens limités ou ne souhaite pas s’endetter immédiatement.
De plus, la location permet aux entreprises de bénéficier d’une palette élargie de services. Pour de nombreux profils d’entreprises, cela représente l’assurance de ne pas faire face à des imprévus budgétaires lorsqu’un photocopieur tombe en panne. La location implique généralement la prise en charge des frais de maintenance en cas de panne.
À quel type d’entreprise s’adresse la location d’imprimantes professionnelles ?
Si de nombreuses entreprises ont de plus en plus recours à la location d’imprimantes professionnelles, c’est notamment dû à la flexibilité qu’elle apporte. Dans un contexte économique et entrepreneurial sans cesse en proie aux changements, il est important de disposer d’une certaine marge de manœuvre financière.
C’est notamment le cas d’entreprises en création. Celles-ci font généralement face à une incertitude économique poussant à la prudence notamment en termes d’investissements. Opter pour la location d’imprimante permet de disposer d’un matériel de gamme récent sans se ruiner.
Cet avantage concerne aussi les petites et micro-entreprises de services, souhaitant disposer d’un parc de matériel de gestion de documents. C’est le cas par exemple d’un service de photocopies, d’impression à la demande ou de reprographie. Ce type d’entreprise nécessite généralement pour leur fonctionnement, un parc de matériel d’impression. Il va sans dire que l’achat représente une solution bien onéreuse, tandis que la location permet d’engager des frais moindres étalés sur une longue durée.
La location d’imprimante s’adresse donc à de nombreux types de structures. Y compris les plus grandes, souhaitant bénéficier de la flexibilité qu’offre ce type de contrat.
Les avantages de la location d’imprimantes professionnelles
La location d’imprimantes professionnelles possède de nombreux atouts. Quel que soit le type d’entreprise, il est préférable d’opter pour ce type de contrat, tant les avantages sont certains.
Dans un premier temps, il est possible de se passer d’un crédit. Le coût d’une imprimante professionnelle étant généralement onéreux, de nombreuses structures doivent avoir recours à un crédit pour en acquérir.
Le second avantage réside dans la panoplie de services offerts. En effet la location d’imprimante professionnelle comprend dans ses mensualités, un ensemble de frais concernant la maintenance ou encore la fourniture en consommables.
Votre entreprise bénéficie par ailleurs d’une certaine flexibilité en choisissant la durée qui lui convient le mieux. Ce qui permet de se défaire des impératifs liés aux besoins d’amortissement de votre matériel. Cette flexibilité concerne aussi la possibilité d’opter pour un appareil d’une autre gamme en fin de location. Vous bénéficiez ainsi d’un matériel parfaitement adapté à vos besoins.
Que vous ayez besoin d’un photocopieur noir et blanc ou couleur, monofonction ou multifonction, il faut que vous ayez connaissance de votre besoin pour pouvoir évaluer le prix total jusqu’au bout de la location.
De plus, la location d’imprimante professionnelle permet d’être à jour technologiquement. Les évolutions numériques s’effectuant rapidement, vous disposerez toujours d’un matériel au top technologiquement.
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